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Als breit aufgestellter diakonischer Verbund ist die Evangelische Stiftung Neuerkerode (esn) mit siebzehn Gesellschaften und fünfundsiebzig Standorten in Südostniedersachsen tätig. Rund 3.700 Mitarbeitende und 250 Auszubildende arbeiten in einem regionalen Versorgungsnetzwerk zur Förderung von Gesundheit, Inklusion und Lebensqualität. In der großen und komplexen Struktur der Stiftung zeigen sich deutliche organisatorische Herausforderungen. In der esn Holding sind rund 275 Mitarbeitende in der in der Verwaltung tätig. Eine erste Erhebung zentraler Prozesse und Schnittstellen zeigt erhebliche Verbesserungspotenziale: Unklare Abläufe und Zuständigkeiten führen zu Doppelarbeiten, Wartezeiten, Fehlern und Qualitätsunterschieden. Die bereits eingesetzte Organisationsentwicklungssoftware QUAM zeigt unterschiedliche, und teils noch nicht für Digitalisierung und Automatisierung ausgelegte Prozessreifegrade auf. Gleichzeitig steht mit dem bevorstehenden Renteneintritt der Babyboomer-Generation ein erheblicher Wissensverlust bevor. 

Vor diesem Hintergrund zielt das Projekt darauf ab, die Verwaltungsstrukturen nachhaltig zu modernisieren und stabile, personenunabhängige Prozesse zu etablieren. Durch systematisches Prozess- und Wissensmanagement nach Lean-Management-Prinzipien sowie die konsequente Nutzung der vorhandenen Software QUAM sollen Arbeitsbelastungen reduziert, die Mitarbeitendenzufriedenheit gesteigert und die Qualität interner Dienstleistungen verbessert werden. Zur Umsetzung wird ein integrierter Ansatz aus Organisationsentwicklung, Digitalisierung und Qualifizierung verfolgt. Zunächst erfolgt eine Change-Analyse zur Nutzung von QUAM sowie der gezielte Kompetenzaufbau bei Führungskräften, Mitarbeitenden und Prozesseigner: innen durch Schulungen und E-Learning-Angebote zu Lean Administration und Prozessmanagement. In allen beteiligten Bereichen werden Prozessreifegrade erhoben und in Workshops Optimierungsmaßnahmen entwickelt und umgesetzt. Ergänzend werden Maßnahmen zur Prozessdigitalisierung und -automatisierung realisiert, unter anderem durch die Einführung eines Workflow-Managements in fünf Pilot-Kernprozessen mit anschließender Ausweitung. Parallel wird ein strukturiertes Wissensmanagement aufgebaut und ein internes Auditmanagement etabliert, das einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess sichert. Langfristig wird erwartet, dass durch Prozessoptimierung, Digitalisierung und systematisches Wissensmanagement Verwaltungsprozesse nachhaltig verbessert werden. Schulungsmaterialien, Handlungsleitlinien, ein interner Auditor:innenpool sowie qualifizierte Wissenslots:innen sollen die Ergebnisse dauerhaft sichern und weiterentwickeln.