Die St. Josefspflege Mulfingen gGmbH ist eine über 170 Jahre bestehende Kinder- und Jugendhilfeeinrichtung mit mehr als 300 Mitarbeitenden an 13 Standorten im Hohenlohekreis, im Landkreis Tauberbischofsheim und in Heilbronn. Sie betreut über 800 Kinder, Jugendliche und Familien und ist Träger mehrerer Schulen und Kindergärten. Die wachsenden Anforderungen in der Sozialwirtschaft führen zu einem zunehmenden Verwaltungsaufwand. Manuelle und papierbasierte Prozesse sowie doppelte Datenerfassungen verursachen hohe Verwaltungskosten, verlangsamen Abläufe und erhöhen die Fehleranfälligkeit. Die fehlende digitale Integration erschwert einen reibungslosen Informationsfluss und eine effiziente Zusammenarbeit. Ziel des Projekts ist es, die digitale Transformation der Einrichtung konsequent voranzutreiben und ihre Strukturen an moderne Anforderungen anzupassen. Im Zentrum dabei steht die Einführung einer digitalen, cloudbasierten Klientenakte mit Anbindung an die Buchhaltung. Sie soll zur Effizienzsteigerung, Prozessstandardisierung, Ressourcenschonung und zur Schaffung attraktiver Arbeitsbedingungen beitragen. Zu Beginn der Projektumsetzung erfolgt eine umfassende Bedarfsanalyse. Bestehende Strukturen, Abläufe und Verantwortlichkeiten werden erhoben und bewertet. Auf dieser Grundlage wird ein Konzept für die digitale Architektur der Einrichtung mit Fokus auf der digitalen Klientenakte entwickelt. Darauf folgt die schrittweise Einführung der digitalen Klientenakte: Auswahl und Anpassung geeigneter Softwarelösungen, Integration in bestehende Systeme sowie Durchführung einer Pilotphase mit anschließender schrittweiser Umsetzung. Mitarbeitende werden durch zielgerichtete Schulungsmaßnahmen begleitet. Abschließend werden die Strukturen überprüft, Standards angepasst und dauerhaft etabliert. Erwartet wird, dass die Einführung der digitalen, cloudbasierten Klientenakte die Arbeitsprozesse effizienter und transparenter macht, den Papierverbrauch deutlich reduziert und Fehlerquellen minimiert. Schulungskonzepte sichern den kompetenten Umgang der Mitarbeitenden mit den neuen Systemen. Zudem soll eine Kultur des kontinuierlichen Feedbacks, Lernens und der Verbesserung entstehen, die die digitale Zukunftsfähigkeit der Einrichtung nachhaltig stärkt.